Rechtliches & Datenschutz

Wo: Einstellungen → Rechtliches & Compliance → Rechtliches

Diese Seite bündelt vier Bereiche in Reitern: Übersicht, E-Mail-Tracking, Datenexport und Aufbewahrung. Owner und Admin können die Seite öffnen; was sich davon tatsächlich speichern lässt, ist unterschiedlich geregelt — siehe die jeweiligen Abschnitte unten.

Übersicht — AVV, Rechtsdokumente, Datenschutz-Einstellungen

Im ersten Reiter liegt der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) als für deine Firma personalisierte PDF-Datei zum Download — du kannst ihn bei Datenschutz-Audits oder auf Anfrage deiner eigenen Kunden vorlegen. Eine öffentliche, nicht personalisierte Fassung steht zusätzlich unter nexdeck.app/avv.

Daneben findest du:

• Weitere Rechtsdokumente — Links zu Datenschutzerklärung, AGB, Unterauftragsverarbeiter-Liste, SLA, Cookie-Richtlinie und Impressum.
• Werbewiderspruch — Link zur Werbesperrliste: Wer einer werblichen Ansprache widersprochen hat, wird beim nächsten Listenimport nicht erneut kontaktiert. Gespeichert wird nicht die Adresse selbst, sondern nur ein daraus berechneter Prüfwert für den Abgleich.
• Wer ist wofür verantwortlich — eine Tabelle, die aufteilt, was NexDeck als Plattform übernimmt (Server, Verschlüsselung, Subprozessoren-Verträge) und was bei dir als Betrieb liegt (Dateneingabe, eigene Einwilligungen, eigene Datenschutzerklärung für deine Endkunden).

E-Mail-Tracking — Öffnungs- und Klickmessung

Wo: Einstellungen → Rechtliches → Reiter E-Mail-Tracking

Optional zuschaltbar: NexDeck erfasst dann Öffnungs-Zeitstempel und geklickte Links in versendeten Rechnungen, Angeboten und Mahnungen. Standardmäßig ausgeschaltet. Owner und Admin können die Einstellung umschalten.

Datenexport und Anbieterwechsel

Wo: Einstellungen → Rechtliches → Reiter Datenexport

Hier forderst du einen Gesamtexport deiner Tenant-Daten an — als Vorbereitung für einen Anbieterwechsel oder einfach, um eine eigene Kopie zu haben.

Du wählst den Umfang:

• Vollständig — Geschäftsdaten und Protokolle
• Nur Stammdaten des Mandanten

Danach läuft der Export im Hintergrund; du bekommst eine E-Mail, sobald er fertig ist, und findest ihn auf derselben Seite zum Herunterladen. Das Ergebnis ist ein ZIP mit deinen Datensätzen als JSON und als CSV sowie den archivierten Dokumenten (Rechnungen, E-Rechnungs-XML, Angebote, Eingangsbelege). Eine beiliegende README.md beschreibt den Aufbau des Pakets; falls etwas wegen einer Mengengrenze ausgelassen wurde, liegt zusätzlich UNVOLLSTAENDIG.txt mit der Stückzahl bei.

Die Bereitstellung erfolgt spätestens innerhalb von 30 Kalendertagen — in aller Regel deutlich früher. Es läuft immer nur eine Anfrage gleichzeitig; ein weiterer Export ist erst möglich, sobald die laufende abgeschlossen ist.

Anfordern kann nur der Owner. Admin sieht die Seite und die bisherigen Anfragen, bekommt beim Klick auf „Export anfordern" aber eine Fehlermeldung.

Notfall, Sonderformat oder begleiteter Wechsel

Für Fälle, die der Self-Service-Knopf nicht abdeckt — ein Sicherheitsvorfall mit 72-Stunden-Frist, ein Sonderformat oder eine begleitete Migration zu einem anderen Anbieter — öffnet ein Button eine vorausgefüllte E-Mail an legal@nexdeck.de; für mehrstufige oder rechtlich komplexe Anfragen steht zusätzlich trust@nexdeck.de bereit.

Zusammenhang mit Kündigung und Löschung

Der Datenexport ist unabhängig von einer Vertragskündigung nutzbar — du musst deinen Vertrag dafür nicht kündigen. Willst du deinen NexDeck-Vertrag selbst beenden, Zusatzplätze anpassen oder einen Anbieterwechsel vorbereiten, ist das eine eigene Fläche: Dein NexDeck-Vertrag: ansehen, erweitern, kündigen. Was nach einer Kündigung mit deinen Daten passiert, regelt der AVV (Rückgabe bzw. Löschung); solange eine Aufbewahrungsfrist läuft (siehe unten), bleibt ein Löschen in NexDeck ohnehin gesperrt.

Kündigungsschaltfläche für deine eigene Webseite

Wo: Einstellungen → Rechtliches → Übersicht, Abschnitt „Kündigungsschaltfläche auf Ihrer Webseite"

NexDeck stellt dir eine eigene Kündigungsseite bereit — mit deinem Firmennamen und Impressum, ohne Anmeldung erreichbar. Auf deiner eigenen Webseite bindest du nur den Link dorthin ein. Dafür bekommst du fertige Code-Bausteine zum Kopieren für Plain HTML, WordPress, Shopify, Wix und React/Next.js, dazu den direkten Link zum Kopieren und Öffnen.

Ob deine eigenen Verträge mit Verbrauchern unter die gesetzliche Pflicht zur Kündigungsschaltfläche fallen, prüfst du selbst — die Seite zeigt dazu einen ausklappbaren Hinweis mit Fundstellen.

Aufbewahrungs-Sperren

Wo: Einstellungen → Rechtliches → Reiter Aufbewahrung

Solange für deinen Betrieb eine Sperre offen ist, wird nichts gelöscht. Eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist endet nicht, solange die Unterlagen für eine laufende Prüfung von Bedeutung sind — ob das zutrifft, weißt nur du, deshalb trägst du es hier ein.

Du wählst einen Anlass (Außenprüfung, Rechtsstreit, Behördliche Anordnung, Sonstiges) und gibst einen Grund an, konkret genug, dass er später nachvollziehbar ist — zum Beispiel mit Aktenzeichen oder dem Datum der Prüfungsanordnung. Owner und Admin können eine Sperre setzen und auch wieder aufheben — mit einer Ausnahme: Eine Behördliche Anordnung hebst nicht du selbst auf, das bleibt dem Betreiber vorbehalten.

Setze die Sperre im Zweifel: Sie verhindert ausschließlich Löschungen und lässt sich jederzeit wieder aufheben.

Wie lange Unterlagen ohne Sperre aufbewahrt werden

Während dieser Zeit ist das Löschen in NexDeck gesperrt; danach löscht NexDeck erst nach deiner Freigabe.

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