KI-Einsatzvorschläge: Beschreibung für Datenschutz und Betriebsrat

Diese Seite beschreibt die Funktion KI-Einsatzvorschläge so, wie sie gebaut ist. Sie können sie für die Information Ihrer Beschäftigten, für eine Datenschutz-Folgenabschätzung und für Gespräche mit einem Betriebsrat verwenden. Sie ersetzt keine rechtliche Beratung; ob und welche Pflichten Ihren Betrieb treffen, bewerten Sie selbst oder mit Ihrer Beratung.

Zweck

Die Disposition erhält Vorschläge, welche Beschäftigten wann an welchem Einsatzort eingesetzt oder umgeplant werden können, mit Begründung und Alternativen, und eine Übersicht, wer wo eingeplant ist.

Nicht Zweck: Leistungs- oder Verhaltenskontrolle, Bewertung oder Rangfolge von Personen, Vorhersagen über Personen, Entscheidungen über Urlaub oder Abwesenheit.

Ein- und Ausschalten

Die Funktion ist ab Werk aus. Einschalten können Inhaberin bzw. Inhaber und Administration unter Einstellungen → KI-Einstellungen → KI-Einsatzvorschläge. Ausgeschaltet macht der Assistent keine Vorschläge zu Personen; Einsätze, die Sie selbst benennen, bereitet er weiterhin als Karte vor.

Welche Daten genutzt werden — abschließend

• Rolle und die Angabe „Für Einsätze vorschlagen" aus der Personalakte
• Qualifikationen mit Gültigkeit — nur vorhanden oder nicht
• Soll-Stunden aus dem Arbeitszeitmodell, sonst die Wochenstunden
• genehmigte Abwesenheiten — nur „abwesend", ohne Grund
• geplante Einsätze und Termine (Beginn, Ende, Projekt, Ort)
• Einsatzgebiet bzw. Projektadresse

Welche Daten nie genutzt werden

• Pünktlichkeit, Arbeitstempo oder Nachbesserungen einer Person
• Annahme- oder Ablehnungsquoten einer Person
• Kunden- oder Vorgesetztenbewertungen
• Krankheitsgründe oder Art der Abwesenheit
• Standortverläufe (GPS)
• Alter, Geschlecht, Herkunft

Diese Daten werden auch nicht zum Sortieren verwendet.

Wie ein Vorschlag entsteht

1. Sie geben eine Anweisung, z. B. „Plane Klaus am Mittwoch auf Projekt Weber ein".
2. Das Sprachmodell erkennt daraus nur Projekt, Person und Zeit.
3. Die Anwendung prüft nach festen Regeln: für Einsätze vorgesehen, Abwesenheit, Überschneidungen, Soll-Stunden, Ruhezeit von 11 Stunden, höchstens 10 Stunden am Tag, kein neuer Sonntagseinsatz.
4. Alternativen ordnet sie nach freien Stunden im Soll. Es gibt keine Punktzahl je Person.
5. Die Begründung auf der Karte setzt die Anwendung aus diesen geprüften Tatsachen zusammen, nicht das Sprachmodell.

Wer entscheidet

Der Assistent legt nichts an und verschiebt nichts. Ein Einsatz entsteht erst, wenn eine berechtigte Person den einzelnen Vorschlag mit Anlegen bzw. Umplanen bestätigt; Verwerfen lässt alles, wie es ist. Die Karte zeigt dafür Person, Zeit, Überschneidungen, Hinweise und Alternativen. Bestätigen und anlegen dürfen Inhaberin bzw. Inhaber, Administration, Betriebsleitung, Disposition und Backoffice.

Protokoll und Auswertung

Jeder Vorschlag wird mit „vorgeschlagen", „bestätigt" oder „verworfen" protokolliert, dazu Änderungen, die ein Mensch auf der Karte vorgenommen hat. Die Quote bestätigter Vorschläge zeigt die Anwendung nur für das ganze Unternehmen, nicht je Disponentin oder Disponent.

Wohin die Daten gehen

Die Anweisung und das Ergebnis des jeweiligen Schritts gehen an das Sprachmodell über Google Cloud (Vertex AI) in der EU, ersatzweise Amazon Web Services (Bedrock) in Frankfurt. Beide speichern die Anfragen nicht dauerhaft und trainieren nicht damit. NexDeck verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter; die Einzelheiten stehen im Auftragsverarbeitungsvertrag (§ 2.1 „KI-Einsatzvorschläge") und in der Liste der Unterauftragnehmer.

Was Sie vor dem Einschalten klären

• Information der Beschäftigten nach Art. 13 DSGVO — die Listen oben können Sie dafür übernehmen.

• Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO — die Aufsichtsbehörden nennen Beschäftigte und neue Technologien als Merkmale, bei denen sie häufig erforderlich ist. Diese Seite enthält die Angaben zur Funktionsweise, die Sie dafür von uns brauchen; weitere Fragen beantworten wir unter datenschutz@nexdeck.de.

• Betriebsrat, falls es einen gibt. Einschlägige Vorschriften im Wortlaut:

  • § 90 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG: Unterrichtung über die Planung der „Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufe einschließlich des Einsatzes von Künstlicher Intelligenz".
  • § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG: Mitbestimmung bei „Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen".
  • § 80 Abs. 3 Satz 2 BetrVG: Muss der Betriebsrat „die Einführung oder Anwendung von Künstlicher Intelligenz beurteilen", gilt die Hinzuziehung eines Sachverständigen als erforderlich.

  Ob diese Vorschriften in Ihrem Betrieb greifen, bewertet NexDeck nicht. Binden Sie einen Betriebsrat am besten vor dem Einschalten ein.

Einordnung nach der KI-Verordnung

Nex ist ein KI-System; Sie sehen das an der Kennzeichnung im Assistenten. Die Einsatzvorschläge sind nach unserer Einstufung kein Hochrisiko-System, weil sie Aufgaben nur nach Rolle, Qualifikation, Verfügbarkeit und Fahrweg zuordnen und keine Merkmale oder das Verhalten von Personen auswerten. Stand dieser Einstufung: 01.10.2026.